✂️ Как оптимизировать бизнес-процесс перед автоматизацией?
Сократить этапы.
Сократить роли.
Изменить роли.
Уменьшить длительность каждого этапа.
Унифицировать похожие процессы.
Отказаться от процесса (да, иногда это тоже решение).
Шаг 1. Рисуем процесс "как есть".
Для того, чтобы оптимизировать, надо понять, что именно. Для этого нужно выписать в столбик все роли, которые участвуют в процессе, и нарисовать, как происходит движение.
Подойдёт любая нотация, я использую BPMN, но адаптирую её под себя.
Шаг 2. На основе схемы процесса готовим скрипт интервью и идём кастдевить участников. На каждую роль нужно 5-8 респондентов, а еще нужно обязательно поговорить со стейкхолдерами процесса, чтобы понять верхнеуровневый вижн. На основании результатов интервью выделяем боли и цели.
Шаг 3. Выделяем гипотезы оптимизации:
А. Креативим решения тех болей, которые услышали.
B. Лечим области неэффективности процессов.
C. Строим RACI матрицу: убираем из процесса всех, кто ни за что не отвечает.
D. Выделяем метрики процесса и учимся их тречить.
Что характерищует неэффективный процесс?
- дублирование операций;
- множество итераций;
- излишнее количество согласующих;
- размытость ответственности за этап;
- нерегулярный характер процесса;
- недостаточный уровень автоматизации =)
А про RACI-матрицу хорошая статья есть на Хабре: habr.com/ru/company/inf…
Как она может помочь? Часто в процессе есть куча людей "в копии" или 100500 согласующих, потому что ну надо же. Этих людей надо из процесса убирать. Они сначала пострессуют, но потом скажут спасибо.
Шаг 4. Генерим решения, создаём прототип и тестируем.
Прототип в Фигме нам не подойдёт: нам не прокликать процесс надо, а заполнить форму.
Я делаю прототипы в Excel. Вставляю пару картинок, чтобы было похоже на интерфейс, делаю кнопки, выпадающие списки и прочие зависимости.
